Ster van Zwolle
Klantcase
Van 37 tabbladen naar één gedeeld draaiboek: hoe de Ster van Zwolle de koers organiseert in Microsoft 365
Het draaiboek van de Ster van Zwolle stond in één Excel-bestand van 37 tabbladen, waar maar één persoon tegelijk in kon werken. Nu zijn het vier gekoppelde lijsten in Microsoft Lists, in de eigen Microsoft 365 van de Ster. Iedereen werkt tegelijk in hetzelfde draaiboek, ook op de telefoon, zonder extra licenties.
In het kort
Klant: Stichting Wielerronde Ster van Zwolle, organisator van de openingsklassieker van het wielerseizoen
Herken je dit? één groot Excel-bestand met tientallen tabbladen, waar maar één persoon tegelijk in kan werken
Vraag: één Excel-draaiboek van 37 tabbladen, waar maar één persoon tegelijk in kon werken
Oplossing: vier gekoppelde lijsten in Microsoft Lists, in hun eigen Microsoft 365
Resultaat: iedereen tegelijk in één draaiboek, ook op de telefoon, zonder extra licenties en volledig in eigen beheer
Samenwerking: drie feedbackrondes met de koersdirecteur, en overgedragen aan de eigen IT-partner
Verantwoord: alles draait in de eigen Microsoft 365-omgeving van de stichting en is gebouwd om over te dragen
De Ster van Zwolle is al ruim zestig jaar de openingsklassieker van het wielerseizoen. Achter de koers zit een stichting die draait op vrijwilligers. En achter al die vrijwilligers zat één Excel-bestand: een draaiboek van 37 tabbladen, aan elkaar geknoopt met macro’s. Hetzelfde draaiboek dient ook voor de Omloop van Zwartewaterland en de Omloop van de IJsseldelta. Vanaf de editie van 2027 organiseert de Ster de koers vanuit het nieuwe draaiboek.
Hoe het begon: op de werkvloer bij Habovo
Het contact ontstond op een onverwachte plek. Bij Habovo, sponsor van de Ster, bouwden we aan een eigen systeem met AI. Habovo en Het AI Lokaal houden allebei van wielrennen, dus ging het gesprek op de werkvloer al snel over de koers. En daar kwam de vraag: kan AI helpen om alle uitdagingen van zo’n wedstrijd beter in beeld te krijgen?
De uitdaging: één bestand, één persoon tegelijk
Een wielerwedstrijd op de openbare weg organiseren is een enorme puzzel. Vergunningen, overheden, motorrijders, een parcours dat steeds verandert en veel vrijwilligers. Alles kwam samen in één werkmap:
Er kon maar één persoon tegelijk in werken.
De taken stonden verspreid over veel tabbladen, net niet in dezelfde indeling.
Namen werden op elk tabblad opnieuw getypt, in zes losse lijsten.
De lijsten voor de wedstrijddag, per post of per persoon, moest iemand met de hand samenstellen.
Totalen, van lunchpakketten tot polsbandjes, werden met de hand geteld.
De aanpak: eerst de werkmap doorgelicht
We lieten AI de complete werkmap uitlezen: alle tabbladen, alle kolommen en de macro’s. Dat bracht dingen boven die je met het blote oog niet ziet, zoals een datum die als getal was opgeslagen en via de macro’s naar andere tabbladen was gekopieerd, en taken die door verschoven kolommen geen naam meer hadden. Geen verwijt aan wie dan ook: zo gaat dat met een bestand dat jarenlang meegroeit. Maar het liet zien waarom een nieuwe opzet nodig was.
De belangrijkste keuze: Microsoft Lists in plaats van een eigen app
Een eigen app had meer vrijheid gegeven. Maar de Ster wilde iets anders: laagdrempelig, ook voor mensen die niet dagelijks achter een computer zitten, en niet afhankelijk van de bouwer.
Microsoft Lists zat al in hun Microsoft 365. Dat betekent inloggen met hetzelfde account als Teams, de Lists-app op de telefoon, versiegeschiedenis, een prullenbak en rechtengroepen. Hun eigen IT-partner beheert de omgeving al. En er kwamen geen extra licenties bij.
We waren ook eerlijk over wat een lijst niet kan, zoals waarschuwen bij een dubbele inplanning of doorkomsttijden berekenen. Liever vooraf nee zeggen dan achteraf teleurstellen.
De oplossing: vier lijsten die met elkaar praten
Samen met Gerben Kroeze, koersdirecteur van de Ster, ontwierpen we de nieuwe opzet. Zijn eigen indeling werd het uitgangspunt.
Contacten: iedereen één keer vastgelegd en overal te kiezen. Een gewijzigd telefoonnummer klopt meteen overal.
Draaiboek: alle taken per wedstrijd, met verantwoordelijke, vrijwilligers en documenten. Taken die nog niet af zijn, krijgen vanzelf een kleur.
Draaiboekdocumenten: vergunningen, plannen en vaste documenten op één plek, gekoppeld aan de taken.
Dagindeling: alle posten voor de wedstrijddag, per persoon, per locatie of per tijdvak te openen, te printen of te exporteren.
Totalen rekenen zichzelf uit, en een nieuwe editie zet je op vanuit een sjabloon.
Zo werkten we samen
In rondes, met een vaste oplevering. Twee ontwerpen en drie feedbackrondes met Gerben, elke ronde met een nieuwe versie om in te werken. Bij elke ronde werd het systeem kleiner en eenvoudiger: van acht naar vier lijsten. Yasar na een ronde aan Gerben: “Dat was precies de feedback die je pas krijgt als iemand er echt in gaat zitten.”
Korte lijnen. Vragen en beslissingen gingen snel, direct met de koersdirecteur.
AI waar het kon. Het draaiboek zelf is geen AI-systeem, maar een solide werkomgeving in Microsoft 365. AI zat in het werk ervoor: de analyse van de werkmap, het opschonen en omzetten van de gegevens, het schrijven en testen van het script, en de handleiding. Daardoor was dit project haalbaar voor een stichting die op vrijwilligers draait.
Verder dan software. Het draaiboek verandert hoe de Ster werkt: niet meer één persoon in één bestand, maar het hele team samen, ook onderweg. Daarom is alles eenvoudig gehouden voor vrijwilligers, met een korte handleiding en een sjabloon voor elke nieuwe wedstrijd.
Gebouwd om over te dragen
Yasar Yigitturk, mede-oprichter van Het AI Lokaal en oprichter van ITR Connect, leidde het project. Zijn uitgangspunt: “Een systeem dat alleen werkt zolang de bouwer beschikbaar blijft, is geen oplossing maar een nieuwe afhankelijkheid.”
Daarom bouwt één herhaalbaar script de hele opzet. Infracom, de IT-partner van de Ster, draait dat script zelf in de omgeving van de Ster. Alles is overgedragen: het script, de gegevens, een handleiding en een sjabloon voor nieuwe wedstrijden. Voordat het script de echte omgeving raakte, testten we het uitgebreid in een nagebootste omgeving die strenger is dan de echte.
Het resultaat
37 tabbladen teruggebracht tot 4 gekoppelde lijsten
Iedereen tegelijk in hetzelfde draaiboek, ook op de telefoon
Geen extra licenties: alles draait in de Microsoft 365 die de Ster al had
Volledig in eigen beheer van de Ster en hun IT-partner
Soms kom je mensen tegen waarmee je gelijk een klik hebt. Dat hebben wij bij de Salverda Bouw Ster van Zwolle natuurlijk met al onze sponsoren, maar ook met Het AI Lokaal. Zij waren druk bezig om bij Habovo, een andere sponsor van de Ster, interne processen te versnellen door middel van AI. Omdat Habovo en Het AI Lokaal beide grote liefhebbers van wielrennen zijn, ging het gesprek op de werkvloer al snel en veel over de Ster van Zwolle.
De Ster heeft te maken met veel vrijwilligers, veel verschillende vergunningen, overheden, veel motorrijders, een telkens veranderend parcours, afwachtingswedstrijden, onveilige verkeerssituaties en ga zo maar door. Hoe tof zou het zijn als we al die uitdagingen door middel van AI in kunnen zien en kunnen monitoren? Zo gezegd, zo gedaan. Het hele draaiboek is inmiddels geautomatiseerd.
Op deze manier kunnen acties sneller worden uitgevoerd, vergunningen sneller worden aangevraagd en vrijwilligers makkelijker worden aangestuurd. En dat brengt de vele risico’s die wielrennen op de openbare weg met zich meebrengt omlaag. Dat is de kracht van Het AI Lokaal! Bedankt.
Gerben Kroeze
Koersdirecteur en bestuurslid,
Ster van Zwolle
Draait jouw organisatie op één groot Excel-bestand?
Dan ben je niet de enige. Vaak kan het slimmer, zonder dat je er een nieuw pakket voor hoeft te kopen. We kijken graag met je mee. Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Kun je een Excel-draaiboek vervangen door Microsoft 365?
Ja. Bij de Ster van Zwolle werd een Excel-werkmap van 37 tabbladen vervangen door vier gekoppelde lijsten in Microsoft Lists. Meerdere mensen werken nu tegelijk in hetzelfde draaiboek, ook vanaf de telefoon.
Wat kost Microsoft Lists?
Lists zit in de meeste zakelijke Microsoft 365-abonnementen. Gebruik je al Microsoft 365, dan zijn er geen extra licentiekosten. De investering zit in het ontwerp, het bouwen en het overzetten van de gegevens.
Wat kan een lijst niet?
Een lijst waarschuwt niet vanzelf bij een dubbele inplanning, en rekent geen doorkomsttijden uit. Daarvoor zijn een Power App en Excel beter geschikt.
Hoe voorkom je dat je afhankelijk wordt van de bouwer?
Door te bouwen in de omgeving die je al hebt, en alles over te dragen. Bij de Ster bouwt één herhaalbaar script de hele opzet, en hun eigen IT-partner draait en beheert het. Met een handleiding en een sjabloon voor nieuwe wedstrijden.
Meer cases
